Comment organiser une conférence de presse en 5 étapes ?

Publié le : 07 mars 20239 mins de lecture
Savoir organiser une conférence de presse est essentiel pour ceux qui sont impliqués dans l’organisation d’événements, pour ceux qui veulent diffuser des nouvelles importantes ou qui veulent attirer l’attention sur les dernières nouvelles de leur entreprise.

En effet, il s’agit d’un événement qui permet à des entreprises ou à des personnalités d’interagir directement avec un public national ou international, en utilisant les journalistes invités comme intermédiaires.

Vous pouvez utiliser ce type d’événement pour diffuser un message au public ou pour entrer chez les clients, par le biais d’images à la télévision ou d’articles imprimés ou en ligne.

Tout cela se déroule en un temps très court : quelques heures au maximum, voire quelques dizaines de minutes dans certains cas, et implique l’intervention d’un ou plusieurs intervenants devant un public très restreint.

Organiser une conférence de presse est un excellent moyen de faire passer votre message, mais cela n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît et cela demande beaucoup de travail de préparation.

Heureusement, ce n’est pas l’entreprise leader qui doit s’occuper de l’organisation, mais des agences qui se chargent de tout pour que l’événement se déroule bien et reçoive l’attention qu’il mérite.

Voici les 5 étapes essentielles pour réussir.

Définir le contenu et l’audience

Définir le contenu et l’audience d’une conférence de presse est essentiel pour réussir l’organisation de l’événement.

Les conférences de presse sont un élément essentiel de la stratégie marketing de toute entreprise . Ils rassemblent les téléspectateurs, la presse et les médias pour communiquer quelque chose de nouveau et d’important, donc organiser ce que vous avez à dire et comment le dire est une partie importante de la planification.

Le contenu doit viser à informer le public sur quelque chose qui l’intéresse. Ça peut être:

  • de nouvelles initiatives de marque ;
  • changements politiques;
  • développements scientifiques;
  • événements culturels;
  • événements sportifs;
  • toute autre question nécessitant l’attention des médias.

Il est de bonne pratique de demander aux journalistes de préparer à l’avance une liste de questions, afin de connaître leur approche de l’actualité.

De plus, il est essentiel d’avoir clairement l’objectif de notre conférence de presse. Lorsqu’il s’agit d’informer ou d’engager un public cible , les questions ouvertes sont utiles, donnant aux intervenants la possibilité d’expliquer le contenu dans leurs propres mots.

Définir le budget

L’organisation d’une conférence de presse nécessite également une attention dans la définition du budget .

En effet, il est important d’établir le montant disponible pour l’événement.

Cela vous permet d’avoir une idée claire des choix qui s’offrent à nous par rapport à :

  • emplacement;
  • nombre d’invités;
  • restauration;
  • matériel promotionnel;
  • frais pour les invités;
  • frais de transport et d’hébergement;
  • enregistrement audio et vidéo;
  • location d’équipements;
  • service d’interprétariat et de traduction .

En général, plus la conférence est importante, plus le plafond nécessaire à son organisation est élevé.

Le budget, en effet, dépend de plusieurs facteurs :

  • taille de l’événement ;
  • complexité;
  • lieu et date choisis.

Le coût peut varier considérablement selon la date, le nombre de participants et le lieu choisi. Dans tous les cas, il est essentiel d’établir un budget réaliste et de s’y tenir, en analysant attentivement les opportunités de profit.

Ici, l’importance de l’expertise dans l’organisation d’une conférence de presse doit être soulignée : une bonne planification et une gestion prudente des fonds sont essentielles pour s’assurer que l’événement se déroule avec succès et ne dépasse pas le budget.

Choix et mise en place de l’emplacement

Lors de l’organisation d’une conférence de presse, le choix et la mise en place du lieu est probablement l’une des actions les plus complexes à effectuer. Au-delà des exigences liées au nombre de participants, qui influent sans aucun doute sur la taille de la salle, une attention particulière doit être portée à l’emplacement du lieu utilisé.

Il est préférable d’organiser l’événement dans un lieu privilégié et facilement accessible, éventuellement au centre. Si toutefois, pour des raisons logistiques ou budgétaires, nous préférons organiser l’événement dans un lieu en périphérie, nous devons nous assurer qu’il est facile d’accès et qu’il dispose également d’un parking, pour faciliter l’arrivée des invités .

Une fois que vous avez choisi le lieu, vous devez penser à l’aménager pour l’événement.

Certaines locations fournissent déjà tout ce dont vous avez besoin, mais sinon il est possible de contacter des loueurs qui peuvent fournir :

  • plate-forme modulaire ;
  • tables pour conférenciers;
  • des places;
  • stations pour journalistes;
  • podiums et lois;
  • microphones;
  • éclairage;
  • systèmes audio et vidéo;
  • signalisation;
  • sécurité.

Si la salle ne dispose pas de scène, une plateforme modulable peut être louée afin que les intervenants soient en position dominante par rapport au public. La location de podiums et lutrins et de tables modulables peut également être organisée lorsque plusieurs intervenants sont présents en même temps.

Lors de l’organisation d’une conférence de presse, nous devons également nous assurer qu’il y a suffisamment de tables pour les journalistes et que l’eau et l’électricité sont fournies. Un éclairage adéquat est essentiel pour assurer la visibilité des orateurs et des journalistes pour prendre des notes.

Le lieu doit également être équipé de haut-parleurs, de microphones et de projecteurs .

L’organisateur doit fournir ce matériel et vérifier qu’il fonctionne correctement et qu’il existe un système d’enregistrement des événements. Nous incluons des panneaux appropriés pour indiquer l’emplacement de la salle et des toilettes et toutes les mesures de sécurité appropriées pour assurer la sécurité des participants.

Planifier la gestion des conférences

Planifier la gestion d’une conférence de presse est une tâche compliquée, que l’on peut diviser en plusieurs niveaux.

La première partie de ce processus consiste à organiser les interventions de chaque intervenant afin qu’il puisse s’adresser aux reporters dans les temps et selon les modalités définis. Tout doit être planifié avec soin, en veillant à ce que chacun dispose du temps nécessaire au cours de l’événement.

La deuxième phase est dédiée aux invités, et plus particulièrement à leur possibilité de poser des questions aux intervenants . Généralement cette phase dure environ 20 minutes et prévoit une organisation minutieuse des temps à consacrer à chacun.

Les deux phases visent à communiquer avec les clients et les médias de manière personnelle et engageante.

Préparer des petites attentions pour les journalistes

Terminer une conférence de presse sur une note positive est très important, non seulement pour les invités, mais aussi pour les organisateurs. Nous vous suggérons donc de préparer un coffret cadeau pour les journalistes.

Le colis doit contenir le communiqué de presse de l’événement et un petit objet pour les remercier de leur participation.

C’est un geste délicat et élégant pour s’assurer que les invités disposent de suffisamment de matière sur laquelle écrire et pour construire avec eux une relation qui pourra leur être utile dans le futur.

Une touche d’hospitalité et de classe peut être d’organiser un petit buffet final, complété par la distribution de cadeaux, pour que tout le monde soit vraiment heureux et satisfait.

La distribution numérique du communiqué de presse envoyé par e-mail suivra immédiatement après l’événement ou au moins dans les 24 heures suivant sa conclusion. La clé est la rapidité : après la soumission, assurez-vous que les journalistes y ont accès, afin qu’ils puissent commencer à rédiger leurs articles dès que possible.

Comme on peut le deviner de ce qui vient d’être lu, la conférence de presse est un événement à préparer avec le plus grand soin, afin de pouvoir présenter efficacement un produit ou un service à toutes les parties intéressées.

En cas de succès, cela a un fort impact sur le succès du lancement.

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