Organisation d’événement : bien s’organiser dès le départ et respecter les étapes

Publié le : 07 mars 20239 mins de lecture

Lorsqu’elle est réalisée avec soin et correctement, la planification d’un événement peut être l’un des moments les plus amusants que l’on puisse vivre ! La planification d’un événement implique la coordination de fonctions et la mise en place des éléments qui les accompagnent. Par exemple, si toute une école doit visiter le zoo ou un musée pour la journée, les enseignants et peut-être les parents des élèves doivent naturellement planifier l’événement. D’autre part, il y a certains événements que beaucoup de gens choisissent de confier à un organisateur d’événements, comme une cérémonie de mariage, une réception ou même la tournée d’un artiste de musique !

Cependant, il y a certainement certaines choses que l’on doit savoir sur l’organisation d’événements avant de commencer à planifier une grande occasion par soi-même ! Il y a de fortes chances que vous ne souhaitiez pas que quelqu’un se retrouve dans une situation d’aveugle sans savoir quoi faire, et il en va de même pour ceux qui ne connaissent pas grand-chose à la planification d’événements. Néanmoins, planifier des événements et s’assurer que tout se déroule comme prévu ne doit pas être difficile, mais il suffit d’un peu d’organisation pour que tout se mette en place !

Organisation d’évènement : 2 conseils au préalable…

La première chose que vous voudrez probablement cocher sur votre liste de planification d’événements est de passer les appels téléphoniques aux différentes personnes qui seront responsables de nombreuses choses lors de l’événement. Par exemple, si un transport est nécessaire, il faudra s’efforcer de coordonner les déplacements de tous les participants. En outre, il faudra également appeler les orateurs, s’il y en a, les animateurs, ainsi que les traiteurs afin d’avoir de la nourriture pour l’événement ! Cette étape devrait en fait être la première chose sur votre liste pour vous assurer qu’il y aura suffisamment d’activités ! D’un autre côté, faire tout cela la semaine ou même deux semaines avant l’événement est loin d’être suffisant pour que tout soit coordonné !

Organiser un évènement : bien démarrer et respecter les étapesQuel que soit le type d’événement que vous organisez, il y a de fortes chances pour que vous deviez faire des réservations afin d’accueillir tous les participants qui ont prévu de venir ! Le dîner de répétition d’un mariage est un exemple parfait de réservation, mais il existe de nombreuses autres occasions où cette étape de l’organisation d’un événement est nécessaire. Les réunions de famille sont de grands rassemblements qui nécessitent aussi généralement une sorte de réservation à l’abri d’un parc !

Dans l’ensemble, obtenir des réservations et s’assurer que tous les plans sont en place en ce qui concerne les activités réelles de l’événement sont deux choses très importantes pour avoir une organisation complète de votre événement. Parmi les autres points importants, citons la bonne quantité de nourriture et l’espace suffisant pour chaque invité, pour n’en citer que quelques-uns ! Néanmoins, la clé de la planification d’un événement réside dans le travail d’organisation qui est effectué avant la date de l’événement !

5 étapes pour organiser un événement

Planifier un événement réussi demande du temps, mais aussi et surtout une planification minutieuse. Aucun aspect ne peut être laissé au hasard. C’est pourquoi il est indispensable d’établir une check-list et de suivre des étapes précises. En particulier, il y a 5 étapes d’organisation d’un événement  à prendre en compte :

  • Définir les objectifs et le budget
  • Choisissez le bon emplacement
  • Établir l’équipe et les conférenciers
  • Établir le programme
  • Promouvoir l’événement et envisager le sponsoring

Définir les objectifs et le budget

L’organisation d’un événement doit avant tout partir d’un objectif : quel est le message à faire passer et à quelle cible se réfère-t-il ? Quel est le but ou la raison pour laquelle les gens devraient y assister, ce qui en fait un événement intéressant et incontournable ? Avant de se lancer dans cette aventure, il faut avoir les idées claires, sans oublier qu’un événement doit être prévu pour ceux qui s’y rendent, pas pour ceux qui ont décidé de l’organiser.

Une fois l’objectif et le public à cibler déterminés, il faut définir un budget en essayant – dans la mesure du possible – de ne pas le dépasser. Attribuant également une partie à tout événement inattendu.

Choisissez le bon emplacement

Parmi les phases d’organisation d’événements, le choix du lieu joue un rôle fondamental. En effet il doit :

  • être suffisamment grand pour le nombre de visiteurs attendus ;
  • facilement accessible par les transports privés et publics;
  • avoir un stationnement et des services pour les personnes handicapées;
  • prévoir des espaces spécifiques pour toutes les activités à réaliser, ainsi que pour la restauration ou les pauses ;
  • bien fourni avec tout l’équipement nécessaire : tables, chaises, banque d’accueil et stands (si l’événement devait avoir lieu à l’extérieur). Louer tout le mobilier d’un événement – à l’avance – et profiter d’une série de services de location conçus spécifiquement pour chaque type d’événement est la base pour obtenir un résultat optimal. Ets-ce un évènement physique, digital ou phygital? Aurez-vous besoin d’applications ou de matériel pour que les participants puissent interagir à distance ?

Établir l’équipe et les conférenciers

Le succès d’un événement dépend aussi bien des personnes qui y travaillent  que de celles qui y participent en tant qu’orateurs ou animateurs : cela englobe donc leds participants, votre équipe de communication évènementielle mais aussi le personnel qui pourrait être recruté pour l’évènement (accueil, service…)
Chaque élément de l’équipe doit avoir les compétences requises pour le rôle spécifique qu’il assumera. De l’hôtellerie à la restauration , de la communication à la gestion technique des systèmes audio et vidéo, jusqu’à la supervision générale. Créer une check-list dans l’organisation d’événements est tout aussi important : en effet, chaque détail doit être vérifié et, si nécessaire, révisé afin de réduire le risque de (mauvaises) surprises.
Selon le type d’événement, des personnalités qui peuvent apporter une valeur ajoutée et qui sont manifestement en adéquation avec l’objectif à atteindre doivent être invitées.

Établir le programme

Le programme de l’événement doit être conçu de manière à garantir la possibilité pour les participants de choisir ce qui les intéresse le plus, tout en ayant une marge de manœuvre à leur disposition. Le calendrier doit être détaillé et inclure également une pause déjeuner et plusieurs pauses dans la journée, afin de ne pas submerger les invités. Si l’initiative le permet, des moments de networking, un dîner ou une fête pourront également être prévus pour clôturer l’événement et remercier le personnel, les participants et toutes les personnalités et entreprises impliquées.

Promouvoir l’événement

La communication en général, et la promotion de l’événement en particulier , sont deux étapes incontournables dans les différentes étapes de l’organisation d’un événement. Il faut donc élaborer un plan qui comprend non seulement des invitations , mais aussi de la publicité, trouver des sponsors, la gestion en direct des canaux sociaux. Afin d’aspirer à obtenir de la visibilité et des retours, il faut faire connaître le programme, inviter la presse, accroître l’autorité de l’événement, créer de l’anticipation et suivre toutes ses étapes grâce aux réseaux sociaux . Fournit également un flux en direct pour ceux qui ne peuvent pas être physiquement présents.

Combiner les techniques d’organisation d’événements avec la juste dose de créativité et une planification intelligente sont les secrets pour obtenir un résultat professionnel et de qualité.

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