Comment calculer le budget d’un événement ?

Publié le : 07 mars 20238 mins de lecture

L’une des compétences les plus importantes dans l’organisation de tout type d’événement est de savoir comment budgétiser un événement . À cette fin, la chose la plus utile à faire est d’établir un plan budgétaire .

Réaliser un plan budgétaire, c’est bien étudier tous les postes de dépenses, poste par poste : c’est un document évolutif qui ne peut jamais être déterminé, car le budget économique d’un événement est le résultat de comparaisons permanentes entre votre entreprise, l’agence organisatrice d’événements et les fournisseurs.

Vous devez d’abord décider exactement quel type d’événement d’entreprise vous souhaitez organiser. Qu’il s’agisse d’une soirée de gala ou d’une réunion client importante, vous n’aurez pas seulement besoin de nourriture et de boissons, mais aussi de décorations, d’animations et d’un bon emplacement.

Une fois que vous avez des idées claires, vous devez inclure tous les postes de dépenses dans le plan. Vous trouverez dans cet article tous les frais de base à ne pas négliger lors du calcul du budget d’un événement d’entreprise. Les services, l’accueil hôtelier, l’emplacement, la communication et la logistique ne sont que quelques-uns. Voyons-les tous en détail.

Localisation et Services

L’emplacement et les services sont les coûts qui ont le plus d’impact sur le budget d’un événement. Ceux-ci inclus:

  • espaces événementiels;
  • raccords;
  • services technologiques;
  • hôtesses et stewards;
  • l’accueil des entreprises;
  • si nécessaire, assistance linguistique ;
  • divertissement et entrée aux théâtres;
  • matériel de soutien;
  • visites guidées personnalisées ;
  • cadeau d’entreprise.

Dans le cas d’événements hybrides, en plus des services technologiques utilisés lors des événements classiques, les coûts relatifs aux technologies nécessaires à la réalisation de ces événements et pour lesquels des services et équipements spécifiques sont requis doivent être ajoutés aux postes budgétaires.

Il existe plusieurs façons de contrôler les coûts liés à ces éléments. L’un d’eux est de trouver un lieu qui a sa propre cuisine, ce qui peut vous faire économiser à la fois sur les frais de personnel et de restauration.

Vous pouvez également choisir d’embaucher une personne spécialisée dans la restauration ou le divertissement, ainsi que de fournir l’espace ; De cette façon, vous pouvez vous assurer que tous les aspects de votre événement d’entreprise se déroulent sans heurts et vous pouvez respecter le budget de l’événement.

Une autre astuce pour contenir les coûts liés à l’emplacement et aux services est de choisir une salle déjà équipée de tout le matériel audio et vidéo nécessaire à votre événement. De cette façon, vous n’aurez pas à vous soucier de l’aménagement de l’endroit en fonction de vos besoins.

Restauration et hôtellerie

Lors du calcul du budget d’un événement d’entreprise, il est important de tenir compte des frais de restauration et d’accueil . Ce sont deux services qui peuvent vraiment faire la différence et rendre votre événement mémorable.

La nourriture est un élément clé de tout événement et peut être l’un des éléments les plus lourds de votre budget. Vous devrez tenir compte de ce que vos invités voudront manger et de la quantité de nourriture dont ils auront besoin. Si votre événement comprend une pause-café, un déjeuner léger ou un apéritif, il est important de savoir combien de personnes participeront, afin que les quantités soient adéquates.

Il est primordial que la restauration puisse servir des produits de qualité et un service à la hauteur de vos convives car ainsi ils se sentiront choyés et véritablement importants pour vous. Ils se souviendront de ces moments conviviaux et les associeront à votre entreprise, pour le meilleur ou pour le pire.

L’hospitalité est également un élément important d’un événement d’entreprise réussi – elle peut donner le ton à l’événement et laisser une impression durable sur tous les participants.

De nombreux hôtels offrent des tarifs préférentiels si vous réservez longtemps à l’avance, ou des forfaits supplémentaires tels que le petit-déjeuner ou des surclassements de type de chambre. Cependant, certains hôtels peuvent ne pas offrir ces réductions, il est donc toujours utile de demander des devis à plusieurs établissements pour voir lequel peut vous offrir la meilleure offre sur leurs services.

Un autre avantage du recours à l’hospitalité est que les hôtels sont souvent en mesure d’offrir plus qu’un simple hébergement ; en fait, ils peuvent également fournir d’autres installations telles que des salles de réunion et des espaces de réception où les clients peuvent socialiser avant ou après les événements qui se déroulent pendant leur séjour dans le lieu même.

Communication

La communication est essentielle à la réussite de votre événement et peut représenter un poste budgétaire assez important. Cela est particulièrement vrai si vous souhaitez créer une campagne promotionnelle pour soutenir l’événement, des affiches aux programmes et panneaux d’exposition.

Ce poste peut également inclure les professionnels embauchés pour la communication post-événement, par exemple la présence éventuelle d’un photographe et d’un vidéaste.

Le budget d’un événement d’entreprise à allouer à la communication dépend du type d’événement que vous comptez organiser.

Les salons professionnels s’adressent aux distributeurs et aux partenaires commerciaux. Pensez à une soirée de gala ou à des célébrations pour la réalisation d’un objectif important dans l’histoire de votre entreprise. La communication visera à transmettre la solidité, le concret et la fiabilité de la marque, à commencer par les invitations.

Les événements d’entreprise visent à faire connaître et à renforcer l’identité de marque de votre entreprise. Il s’agit principalement de congrès et de conférences visant à présenter l’entreprise, les services et produits qu’elle propose et ses valeurs.

Dans ce cas, la communication doit également se faire à travers la mise en place de la localisation. Portez donc une attention particulière à la disposition des symboles de l’entreprise tels que les drapeaux et les bannières et au placement des bannières, des affiches, des totems et des roll-ups. Tout doit porter le logo de votre marque.

Appui à l’organisation logistique

Le soutien organisationnel est essentiel pour la réussite de votre événement. S’appuyer sur une entreprise spécialisée dans l’organisation d’événements corporatifs et avoir une équipe sur laquelle vous pouvez compter vous aidera à prévenir et à contenir les imprévus et à vous assurer que tout est organisé selon votre vision.

Par exemple, si vous planifiez une retraite d’entreprise en plein air en été, garder un œil sur les prévisions météorologiques pourrait être une tâche de soutien organisationnel. De plus, ils peuvent coordonner les chambres d’hôtel et le transport des employés de l’extérieur de la ville présents par l’intermédiaire du service de secrétariat des horaires.

Un autre aspect à ne pas sous-estimer lors du calcul du budget d’un événement d’entreprise est le coût à allouer à la logistique. Cela comprend les frais de transport, d’hébergement, de restauration, de divertissement, de signalisation et d’autres services d’accueil de l’entreprise. Le terme inclut également la gestion des demandes de plusieurs fournisseurs pour répondre aux contraintes budgétaires ou à d’autres exigences.

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