Vous devez trouver un moyen de travailler avec succès avec le lieu de votre événement. Vous voulez que ce grand événement se déroule au mieux. Il y aura bien sûr des problèmes lors de l'
organisation de votre événement, mais vous voulez que les choses se passent le mieux possible.
Évènementiel : avant de choisir le lieu, quelques conseils au préalable...
- La première façon de travailler avec le lieu de votre événement est d'essayer d'atteindre vos objectifs. Vous voulez fixer des objectifs pour votre événement et essayer de les atteindre. Vous voulez utiliser autant d'informations que possible afin d'organiser le meilleur événement possible.
- Vous voudrez faire beaucoup de recherches sur le lieu de votre événement. Vous voulez essayer d'atteindre le potentiel maximum que vous pouvez afin de ne pas vous retrouver avec un mauvais processus de planification d'événement. Vous voulez utiliser le plus d'informations possible afin d'avoir les bonnes idées pour votre fête et obtenir une bonne réponse.
- Vous devez essayer d'incorporer autant d'amusement et d'excitation que possible dans le processus de planification de votre prochain événement. Il n'y a aucun sens à organiser une fête si vous n'y mettez pas du fun. Vous voudrez vous assurer que vous atteignez le plus de plaisir que vous pouvez pour vos processus de planification d'événements. Trouvez des moyens d'apporter de la vie et du divertissement à votre événement sans dépasser votre budget.
- Assurez-vous que vous avez un budget. Ce point est très important. Vous voulez avoir un bon budget, dans lequel vous vous sentez bien, afin de ne pas dépenser trop d'argent. Vous ne voulez pas dépasser votre budget et perdre de l'argent à la fin.
- Préparez tous vos amis et les autres membres du processus de planification à travailler. Vous voulez qu'ils soient là pour vous et prêts à contribuer à l'amélioration de l'événement. Vous ne pouvez pas avoir assez d'aide lorsqu'il s'agit de planifier l'événement parfait. Vous vous sentirez mieux et vous pourrez vous détendre un peu plus si vous avez plus d'aide.
- Ajoutez du style à votre prochain événement. Vous voulez ajouter un peu de fun et de divertissement à votre prochaine fête. Il n'est pas toujours facile de maintenir l'intérêt des gens pour votre événement. Vous voulez vous assurer que vous les préparez à une nuit de plaisir et que vous maintenez leur intérêt pour votre événement.
- La publicité pour votre fête est très importante. Vous voulez atteindre un grand nombre de personnes différentes afin de susciter un maximum d'intérêt pour votre fête. Vous obtiendrez une meilleure réponse si vous faites de la publicité dans le journal, par courrier, par e-mail et par tout autre moyen auquel vous pouvez penser.
- Ne vous énervez pas. C'est la chose la plus importante que vous puissiez faire pour que votre événement se déroule au mieux. Vous devez vous assurer que vous travaillez dur pour votre événement, mais vous ne devez pas vous surmener. N'oubliez pas de vous amuser et n'ayez pas peur de vous détendre.
- N'oubliez pas qu'il n'est pas facile d'organiser un grand événement, mais avec une bonne planification et un peu de plaisir, vous pouvez organiser le meilleur événement possible.
Quels sont les aspects importants pour le choix du lieu idéal dans l'évènementiel ?
Pour un événement parfait, dont les invités se souviendront idéalement des années plus tard, il faut non seulement un concept cohérent et un bon storytelling, mais aussi un lieu optimal. Le choix du lieu de l'événement est souvent décisif pour le succès ou l'échec d'un événement. C'est pourquoi il faut prendre son temps pour choisir un lieu et tenir compte de certains aspects importants.
Taille du lieu de l'événement
Dans tous les cas, la taille du lieu doit être adaptée au nombre de participants attendus. Si le lieu de l'événement est trop grand, les invités auront souvent l'air perdus lors de l'événement. Si, au contraire, le lieu est trop petit pour le nombre d'invités, l'ensemble de l'événement paraîtra rapidement exigu et les invités garderont une image négative de l'événement en tête. C'est pourquoi il faut avant tout penser à l'espace libre nécessaire.
Emplacement du lieu de l'évènement
L'emplacement du lieu de l'événement est également particulièrement important. En fonction de l'événement en question, il sera nécessaire pour les invités de venir en voiture ou en transports en commun. La disponibilité de suffisamment de places de parking est donc un must. Pour satisfaire les participants, les places de parking doivent être gratuites dans la mesure du possible.
Si l'accès aux transports publics est insuffisant, il est possible de mettre à disposition un service de navette entre la gare la plus proche et l'événement. Un autre service pour les participants qui doivent faire un long trajet est de trouver des hébergements appropriés et leur disponibilité pendant la période de l'événement.
Infrastructure du lieu de l'évènement
L'infrastructure du lieu de l'événement comprend des aspects tels que la taille de l'espace extérieur et le nombre de salles disponibles. Si des modifications structurelles sont nécessaires dans le lieu - par exemple pour installer du matériel -, il est essentiel d'en discuter au préalable avec l'exploitant du lieu. Sinon, vous risquez d'avoir une mauvaise surprise après l'événement, par exemple si vous devez prendre en charge les frais de réparation d'un mur classé monument historique.
Si nécessaire, il convient de vérifier dans quelle mesure la salle peut être obscurcie. Par exemple, une projection sur un écran diffusé en pleine lumière met l'attention des participants à rude épreuve à la longue. Dans le cas contraire, il convient également de se renseigner sur les possibilités d'éclairage et la présence de lumière naturelle. En particulier pour les événements de longue durée, il est préférable de choisir un lieu avec de nombreuses fenêtres, car l'atmosphère est souvent plus agréable et a un effet relaxant sur les participants.
En fonction de la structure de l'événement et de l'utilisation de scènes, d'écrans, etc., il convient de vérifier la visibilité de chaque présentation depuis différentes positions dans la salle. Les colonnes, en particulier, peuvent bloquer la vue et se faire remarquer de manière négative.
Si des objets volumineux doivent être livrés pour l'événement, il convient de s'informer sur la longueur et la largeur des voies d'accès au lieu de l'événement, sur les possibilités de chargement et de déchargement et, par conséquent, sur la hauteur des locaux.
Un nombre suffisant d'installations sanitaires doit également être pris en compte et il est souhaitable qu'elles soient en parfait état.
Un aspect qui est malheureusement souvent négligé est l'acoustique du lieu et, par conséquent, la nécessité éventuelle d'un système de microphone ou d'une insonorisation pour les événements susceptibles d'atteindre des niveaux de décibels élevés. Ce point mène directement à notre prochain conseil :
La technique disponible sur place
Selon le type d'événement, une technique événementielle optimale n'est pas seulement une question de bonne volonté : de nombreux événements ont des prix d'entrée élevés, c'est donc un devoir envers les participants de ne pas les ennuyer avec une mauvaise qualité. Cet aspect ne concerne d'ailleurs pas uniquement la technique événementielle (pour plus de détails, voir le point 8).
Vérifiez donc l'équipement technique du lieu de l'événement : il peut s'agir d'un système d'éclairage, de vidéoprojecteurs, de projecteurs, de prises de courant et d'un système de son avec microphones ou casques. Pour l'équipement non disponible mais nécessaire, il existe aujourd'hui d'innombrables possibilités de louer du matériel.
De nos jours, la présence d'un réseau Wi-Fi gratuit - au mieux rapide - est une évidence pour tout participant à un événement.
L'ameublement du lieu de l'évènement
L'ameublement des lieux varie souvent considérablement. La plupart des lieux d'événements proposent un équipement de base et facturent des frais supplémentaires pour tout mobilier supplémentaire.
Avant de visiter un lieu d'événement, il est important de savoir de quel type de mobilier vous avez besoin : S'il s'agit d'une conférence, par exemple, vous aurez besoin de tables et de chaises en nombre suffisant, ainsi que d'un pupitre avec micro, d'une estrade ou de cloisons, le cas échéant. Dans le cas d'un gala ou d'un lancement de produit, il est préférable de prévoir des tables hautes, des canapés confortables ou des meubles de salon pour de courtes pauses.
Dans tous les cas, il convient de fournir aux invités des sièges confortables, en particulier pour les événements de longue durée, ainsi qu'un vestiaire, surtout en hiver, afin qu'ils puissent y déposer leurs manteaux épais.
Pour estimer le nombre de places assises nécessaires, il est possible d'utiliser un système de gestion des participants sophistiqué.
qui permet en outre de recueillir des informations utiles auprès des participants dans le cadre du RGPD.
Le choix du traiteur
Certains lieux ont des contrats avec certains traiteurs ou proposent leur propre service de restauration. Dans ce cas, vous êtes limité dans le choix du traiteur. Il faut donc s'assurer que le service de restauration proposé correspond à vos besoins et à vos attentes.
La plupart du temps, il est toutefois possible de faire appel à un traiteur externe. Dans ce cas, il convient de vérifier si le traiteur dispose de suffisamment d'installations frigorifiques et de locaux pour stocker ses créations. Si le traiteur apporte son propre matériel, il faut s'assurer que le réseau électrique du lieu est adapté et qu'il ne provoque pas de court-circuit en combinaison avec le matériel événementiel existant.
En fonction de la taille de l'événement, vous pouvez envisager de répartir le service de restauration dans le lieu afin d'éviter les files d'attente trop longues - un ventre affamé n'est pas un bon signe et laissera certainement un mauvais souvenir aux participants de l'événement.
Le personnel disponible sur place
Le bon personnel est tout aussi important pour un événement que le bon traiteur. Un personnel aimable et prévenant met les invités à l'aise et crée une atmosphère agréable.
Quel est le goût de la plus délicieuse des truites si elle est jetée sans méfiance dans votre assiette par un employé de mauvaise humeur ? De même, un dossier de présentation détaillé a tout de suite moins de valeur s'il est négligemment jeté sur la table des participants à l'événement. C'est pourquoi le personnel doit être suffisamment briefé sur les règles de comportement à adopter vis-à-vis des invités avant d'intervenir.
De plus, il est important de savoir pour quels domaines le personnel est souhaité - par exemple, la restauration, l'information, le vestiaire, les toilettes,... - et combien de personnes sont nécessaires. La tenue vestimentaire du personnel peut également être adaptée au thème de l'événement et, tout comme la décoration du lieu, elle peut apporter une valeur ajoutée amusante et attrayante.
De nombreux lieux disposent de leur propre personnel pour les événements. Afin de garantir une organisation sans faille, il convient de déterminer si le personnel est suffisant en termes de nombre, pour quels domaines le personnel est souhaité et qui est responsable de l'organisation du personnel.
La qualité de l'événement
Il n'y a pas grand-chose à dire sur ce point : La qualité est un facteur décisif pour tout événement. Surtout si la participation à l'événement est liée à des frais, l'organisateur a l'obligation de fournir une bonne qualité dans chaque domaine. Une mauvaise qualité sera dans tous les cas mal perçue.
En cas de doute, il est préférable d'annuler purement et simplement une mauvaise présentation ou un dossier de produit de mauvaise qualité : Les clients payants le méritent.
La sécurité de l'événement
L'aspect sécurité des événements prend de plus en plus d'importance, mais il est encore souvent sous-estimé ou considéré comme peu important. La sécurité des invités et du personnel devrait pourtant être une priorité : Personne n'a intérêt à ce qu'il y ait des blessés et à ce que des dommages et intérêts soient réclamés ultérieurement.
Une fois dans le lieu, il convient de s'informer sur l'emplacement des portes et des voies d'évacuation, des extincteurs, des éclairages de secours et de la trousse de premiers secours.
Pour garantir la sécurité, les règles de sécurité légales doivent être respectées. Les portes et voies d'évacuation ne doivent par exemple pas être fermées ou obstruées et doivent être suffisamment signalées. Les extincteurs disponibles ne doivent pas être périmés et doivent être en nombre suffisant.
La réglementation des lieux
Lors de la location d'un lieu événementiel, il faut - comment pourrait-il en être autrement - respecter d'innombrables réglementations, comme par exemple le règlement sur les lieux de réunion. C'est pourquoi il convient de déterminer à l'avance avec l'exploitant du lieu s'il est nécessaire de souscrire une assurance et dans quelle mesure.
En outre, il convient d'expliquer le règlement intérieur avec le propriétaire. Dans ce contexte, les aspects concernant le volume sonore général et l'existence d'une interdiction de fumer ou d'une zone fumeur séparée sont particulièrement intéressants.
Location d'un lieu et frais supplémentaires ?
Le lieu idéal est trouvé, le budget est adapté et l'événement est à portée de main ! Mais attention : comme pour la location normale d'un appartement, la location d'un lieu entraîne des frais annexes dont il faut tenir compte. Avant l'événement, il faut vérifier auprès de l'exploitant du lieu si les frais supplémentaires tels que l'électricité, le chauffage, l'élimination des déchets et le nettoyage final, ainsi que la technique événementielle disponible, sont inclus dans la location du lieu. Dans le cas contraire, vous risquez d'avoir des surprises financières après l'événement !
Si le traiteur est fourni par l'exploitant du lieu, des accords clairs doivent être conclus avant l'événement en ce qui concerne les dimensions et le prix. Il est tout aussi important de prévoir un forfait pour les boissons que de décider s'il s'agit de petites bouchées, d'un buffet ou d'un menu complet de trois plats.